プライバシーポリシー

事業者名	一般社団法人海外人材支援機構
代表者	代表理事 小田 慎一郎
個人情報保護管理者	理事 宇田川 裕康
所在地	〒105-0012 東京都港区芝大門1-4-10 大蔵ビル 503
施行日	2026年9月1日

一般社団法人海外人材支援機構（以下「当法人」といいます。）は、外国人材の受入れ、育成、就労及び生活支援その他当法人が行う業務において取り扱う個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）、職業安定法、出入国管理及び難民認定法、育成就労及び技能実習に関する法令その他の関係法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおり個人情報を適正に取り扱います。

1. 適用範囲及び基本方針

本方針は、当法人のウェブサイトを通じて取得する情報に限らず、次に掲げる当法人の業務全体において取得・利用する個人情報に適用します。

• 育成就労、技能実習、特定技能その他外国人材の受入れ、支援及び相談に関する業務
• 職業紹介、採用支援、雇用契約締結支援及び受入企業とのマッチングに関する業務
• 監理支援機関として行う業務
• 入国・在留、住居、生活、日本語学習、就労、転籍、帰国その他の支援業務
• 受入企業、送出機関、関係行政機関及び専門家との連絡・調整
• 採用応募者、取引先、相談者、ウェブサイト利用者等に関する業務

当法人は、個人情報を適法かつ公正な方法により取得し、特定した利用目的の範囲内で利用します。偽りその他不正な手段による取得及び本人の権利利益を害するおそれのある不適正な利用を行いません。

2. 取得する個人情報

当法人は、業務上必要な範囲で、本人、受入企業、送出機関、関係行政機関その他適法な情報源から、次の情報を取得することがあります。

• 基本情報：氏名、住所、生年月日、性別、国籍、電話番号、メールアドレス、顔写真、使用言語
• 本人確認・在留関係情報：旅券番号、在留カード番号、在留資格、在留期間、入出国歴、申請・許可・届出に関する情報
• 就労・能力情報：学歴、職歴、保有資格、技能、日本語能力、希望職種、希望勤務地、雇用条件
• 受入企業・取引先等の担当者情報：会社名、所在地、代表者・担当者の氏名、部署、役職、電話番号、メールアドレス、業種、職種、従業員数、外国人材受入見込数
• ウェブサイト等の利用情報：IPアドレス、Cookieその他の識別子、端末・ブラウザ情報、閲覧日時、問合せ履歴
• 家族等の情報：家族構成、国内外の緊急連絡先その他支援・申請に必要な情報
• 雇用・支援に関する情報：雇用契約、勤怠、配属先、住居、生活支援、相談、面談、転籍及び帰国に関する情報
• 健康等の要配慮個人情報：健康診断結果、病歴その他法令上又は安全配慮上必要な情報
• 決済・社会保険等の情報：銀行口座、給与振込、税、社会保険に関する情報

要配慮個人情報は、法令に基づく場合その他個人情報保護法上認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得て取得します。

3. 利用目的

当法人は、取得した個人情報を次の目的で利用します。

• 本人確認、連絡、相談受付、問合せ・苦情対応及び本人への情報提供のため
• 育成就労、技能実習、特定技能その他の在留・就労に関する申請、届出、報告、更新、変更及び記録保存のため
• 受入企業・就職先候補とのマッチング、選考、雇用契約締結、就労開始及び就労継続を支援するため
• 入国、住居、生活、日本語学習、転籍、帰国その他の支援を行うため
• 出入国在留管理庁、外国人技能実習機構（OTIT）、厚生労働省、地方公共団体その他関係機関への申請、届出、報告及び照会対応のため
• 受入企業、送出機関及び関係専門家との連絡・調整のため
• 行政書士その他専門家へ、申請その他の業務を委託するため
• 不正・不適切な利用の防止、情報セキュリティの確保及び法令遵守のため
• サービスの改善、利用状況の分析、統計資料の作成のため（個人を識別できない形で行う場合を含みます。）
• 保有個人データの開示等請求への対応及び法令上の権利・義務の行使・履行のため

利用目的を変更する場合は、変更前の目的と合理的な関連性を有する範囲内で行い、変更後の目的を本人に通知又は公表します。この範囲を超えて利用する場合は、法令上認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。

4. 国内における第三者提供

当法人は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者へ提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進に特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国・地方公共団体等が法令の定める事務を遂行することに協力する必要があり、本人の同意により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 個人情報保護法上、第三者提供に該当しない委託、事業承継又は共同利用の場合

業務上必要な場合、本人の同意又は法令上の根拠に基づき、次の提供先へ個人データを提供することがあります。主な提供先と提供項目は次のとおりです。

提供先	主な提供項目
出入国在留管理庁	氏名、住所、電話番号、メールアドレス、在留期間、写真
外国人技能実習機構（OTIT）	氏名、住所、電話番号、メールアドレス、在留期間、写真
受入企業	氏名、住所、電話番号、メールアドレス、在留期間、写真

当法人は、個人データを第三者へ提供し、又は第三者から受領する場合、法令に従い、提供年月日、提供先・提供元、本人の氏名、データ項目その他必要事項を確認・記録し、法定期間保存します。

5. 外国にある第三者への提供

当法人は、ベトナム社会主義共和国及びインドネシア共和国に所在する送出機関その他の事業者に、業務上必要な個人データを提供する場合があります。単にデータを保管させる場合だけでなく、電子メール、クラウドシステム、閲覧権限の付与その他の方法で相手方が個人データを利用できる状態にする場合を含みます。

提供する可能性がある情報

• 受入企業に関する情報：会社名、所在地、連絡先、代表者名、担当者名、部署・役職、業種、職種、従業員数、受入見込数、雇用条件
• 外国人本人に関する情報：氏名、連絡先、写真、旅券・在留関係情報、学歴、職歴、資格、技能、日本語能力等のうち必要なもの

同意及び情報提供

外国にある第三者へ個人データを提供する場合、個人情報保護法上の例外に該当する場合を除き、当該外国の名称、当該外国における個人情報保護制度及び提供先が講ずる個人情報保護措置について、本人に必要な情報を提供した上で、あらかじめ本人の同意を取得します。具体的な提供先、提供目的、提供項目等は、申込書、同意書その他の書面又は電磁的方法で示します。国、提供先又は取扱方法が追加・変更される場合は、法令に従って必要な通知、公表又は同意取得を行います。

6. 個人情報の取扱いの委託

当法人は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部又は一部を外部へ委託することがあります。主な委託業務は、次のとおりです。

• 行政書士への、育成就労外国人の受入れ等に伴う各種許認可・申請手続き（OTIT、出入国在留管理庁その他の官公署への申請書類の作成、提出、取次ぎ、補正対応及び相談）の依頼
• 行政書士への、在留資格に関する書類の作成の依頼
• 社会保険労務士、税理士その他の専門家による労務、社会保険、税務、会計等の業務
• 情報システム、クラウドサービス、データ保管、保守、郵送、翻訳、通訳等の業務

この際、行政書士へ提供する情報には、受入企業に関する情報（会社名、代表者名、業種、職種、従業員数、育成就労外国人の受入見込数など）及び来日される方に関する情報（パスポート、在留カード、履歴書、卒業証明書、資格証明書などに記載された情報）が含まれます。

委託先への提供は、利用目的の達成に必要な範囲で行う委託として、原則として本人同意を要する第三者提供には該当しません。ただし、当法人は、委託先の選定、契約締結、秘密保持、目的外利用の禁止、安全管理、再委託の管理、取扱状況の確認、漏えい時の報告、契約終了時の返却・消去等を通じ、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。外国にある事業者へ委託する場合は、外国にある第三者への提供に関する法令を遵守するとともに、当該外国の制度等を把握した上で必要な安全管理措置を講じます。

7. 保有個人データの開示等の請求

本人又はその正当な代理人は、当法人が保有する本人に関する保有個人データ及び第三者提供記録について、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用停止・消去又は第三者提供の停止（以下「開示等」といいます。）を請求できます。当法人は、個人情報保護法その他の法令に従い、遅滞なく対応します。

(1) 請求方法

下記14.の窓口へご連絡ください。当法人所定の請求書、本人確認書類及び必要に応じて手数料をご提出いただきます。

(2) 本人確認書類

運転免許証、在留カード、旅券その他当法人が認める本人確認書類の写しをご提出いただきます。本人確認書類は本人確認の目的に限り利用し、確認後、合理的な期間内に安全な方法で廃棄又は削除します。

(3) 代理人による請求

代理人による場合は、本人及び代理人の本人確認書類に加え、委任状その他代理権を確認できる書類をご提出いただきます。

(4) 手数料

利用目的の通知又は書面による開示について、1件につき1,000円の手数料を申し受けます。手数料は、郵送費、本人確認及び事務処理等の実費を勘案した額とし、電磁的方法による開示その他実費がほとんど生じない場合は徴収しないことがあります。訂正、利用停止、消去又は第三者提供停止については、原則として手数料を徴収しません。

(5) 開示等を行わない場合

法令により開示等を行わないことが認められる場合、請求の全部又は一部に応じないことがあります。その場合は、遅滞なくその旨を通知し、可能な範囲で理由を説明します。

8. 安全管理措置

当法人は、個人データの漏えい、滅失又は毀損を防止し、その他個人データを適切に管理するため、次の安全管理措置を講じます。具体的な内容については、法令上開示することが適切でない部分を除き、本人の求めに応じて回答します。

• 組織的措置 ― 取扱規程の整備、責任者・担当者・報告連絡体制の明確化、取扱状況の点検及び監査
• 人的措置 ― 役職員への定期的な教育、秘密保持義務、違反時の報告・対応手順の整備
• 物理的措置 ― 入退室管理、書類・媒体・機器の施錠保管、持出し管理、安全な廃棄・消去
• 技術的措置 ― アクセス権限管理、本人認証、不正アクセス・マルウェア対策、通信・保存時の保護、ログ管理
• 委託先の管理 ― 委託先の選定・契約・監督及び再委託の管理
• 外的環境の把握 ― 外国（ベトナム・インドネシアを含む）で個人データを取り扱う場合の、当該外国の制度等の把握及び必要な安全管理措置

9. 正確性の確保、保存期間及び消去

当法人は、利用目的の達成に必要な範囲で個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めます。法令上の保存義務、支援業務上の必要性、契約上の必要性その他合理的な必要性を考慮して保存期間を定め、保存の必要がなくなった個人データは、復元困難な方法により遅滞なく消去又は廃棄するよう努めます。

10. Cookie等及びアクセス解析

当ウェブサイトでは、次の外部サービスを利用しています。いずれも、ご利用の端末やブラウザに関する情報（IPアドレスを含みます）が各社へ送信されます。

• Google アナリティクス（Google LLC）― ウェブサイトのご利用状況を把握するために利用します。ご覧になったページ、滞在時間、参照元、端末・ブラウザの種類などがCookieを通じて収集されます。お名前やご連絡先など、ご本人を直接特定できる情報は取得しません。
• reCAPTCHA（Google LLC）― お問い合わせフォームで迷惑な自動投稿を防ぐために利用します。動作のためにCookieを使用することがあります。
• Google マップ（Google LLC）― アクセスのページで所在地の地図を表示するために利用します。
• Google Fonts（Google LLC）― 文字の表示に利用します。

Google LLCにおける取扱いについては、同社のプライバシーポリシー及び利用規約をご確認ください。Cookieはブラウザの設定で無効化できますが、その場合はお問い合わせフォームが正しく動作しないことがあります。Google アナリティクスによる収集は、Googleが提供するオプトアウトアドオンを導入することで停止できます。

上記以外の第三者によるアクセス解析又は広告サービスを利用する場合は、サービス名、提供者、送信される情報、利用目的及び停止方法をウェブサイト上で別途表示します。

11. 個人関連情報の第三者提供

Cookie、広告識別子、閲覧履歴その他の個人関連情報を第三者へ提供し、提供先が本人を識別できる個人データとして取得することが想定される場合、当法人は、個人情報保護法に従い、提供先が本人同意を取得していること等を確認します。

12. 漏えい等発生時の対応

個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事故が発生し、又は発生したおそれがある場合、当法人は、事実関係及び原因の調査、影響範囲の特定、被害拡大防止及び再発防止を行います。個人情報保護法及び関係規則に基づき報告又は本人通知が必要な場合は、個人情報保護委員会その他の関係機関への報告及び本人への通知を速やかに行います。

13. 本方針の変更

当法人は、法令・制度、業務内容又は個人情報の取扱方法の変更等に応じて、本方針を見直すことがあります。重要な変更を行う場合は、当法人ウェブサイトへの掲載その他適切な方法で周知し、法令上本人同意が必要な場合は、変更後の取扱いを開始する前に同意を取得します。改定後の本方針は、当ウェブサイトに掲載した時点から適用されます。

14. 個人情報に関する責任者及び相談窓口

本方針及び個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等請求、苦情の申出は、次の窓口で受け付けます。

一般社団法人海外人材支援機構（代表者 代表理事 小田 慎一郎）
個人情報保護管理者 理事 宇田川 裕康
〒105-0012 東京都港区芝大門1-4-10 大蔵ビル 503
電話: 03-6432-4038（平日 9:00–17:30）
メール: info@kjs-kiko.com

当法人が対象事業者となっている認定個人情報保護団体はありません。

15. 制定日・改定日

制定日：2026年9月1日
最終改定日：―